提高办公效率 Word邮件合并技巧的方法

邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单，如果按照书的上介绍去做，合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧，希望能帮你提高办公效率。

1． 用一页纸打印多个邮件

利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。

2． 一次合并出内容不同的邮件

有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生，报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”，在出现的对话框中填入，单击“确定”按钮。